SURAT DINAS

A.   Pengertian Surat Dinas

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

B.   Syarat sebuah surat dinas:

1.     Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele.

2.     Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

C.   Jenis-Jenis Surat Dinas

1.     Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut:

a.     Identitas pemohon.

b.     Isi permohonan.

c.      Tujuan dan alasan memohon.

d.     Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e.      Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2.     Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a.     Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b.     Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c.      Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3.     Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a.     data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b.     data pribadi pihak vang diterangkan;

c.      isi keterangan;

d.     keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e.      pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4.     Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

D.   Sistematika dan Struktur Surat Dinas

1.     Kepala Surat atau Kop Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada dibagian paling atas dari sitematika surat dinas. Kepala surat berfungsi sebagai alamat atau identitas pengirim surat karena dalam kepala surat memuat nama instansi atau organisasi.

Kepala surat yang lengkap harus berisi :

·        Nama instansi atau organisasi

·        Alamat lengkap

·        Nomor telepon

·        Fax

·        Kode pos

·        Alamat

·        Logo atau lambang

2.     Tanggal surat

·        Tanggal surat di ketik disebelah kanan atas

·        Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan menggunakan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota dan daerah, karena sudah tercantum didalam kop surat. Nama bulan di tulis dengan huruf secara lengkap.

3.     Nomor, lampiran dan perihal

a.     Nomor Surat

Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), kode surat, dan tahun. Nomor surat ini berguna untuk :

·        Memudahkan mengatur penyimpanan

·        Memudahkan mencarinya kembali

·        Mengetahui banyak surat yang keluar.

b.     Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Pada lampiran dituliskan berapa lembar surat atau keterangan yang akan dilampirkan itu.

c.      Perihal

Menunjukan isi atau inti surat secara singkat. Perihal berisi  topik sebuah surat, seperti undangan atau permohonan dan edaran.

4.     Alamat surat

Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada amplop). Alamat surat merupakan petunjuk langsung bagi penerima surat.

5.     Salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat. Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan “Dengan Hormat”.

6.     Isi surat

Isi surat terbagi kedalam tiga bagian:

1.     paragraf pembuka;

2.     paragraf isi;

3.     paragraf penutup.

7.     Kalimat penutup

8.     Salam penutup

9.     Tanda tangan

10.                        Nama jelas atau penulis surat.

E.   Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat,yaitu :

1.     Tidak mengandung makna ganda.

2.     Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3.     Sederhana

4.     Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya

5.     Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

F.    Bahasa yang digunakan dalam surat.

1.     Mengutamakan sama derajat

2.     Tegas

3.     Mudah dimengerti oleh pembaca

4.      Menggunakan bahasa yang sopan

5.     Jelas antara penulisan dan makna